No hace falta que trabajes más. Ya trabajas demasiado. Pero a lo mejor puedes trabajar mejor con el objetivo, precisamente, de trabajar menos. Es lo que proponen en la red social de preguntas y respuestas Quora, donde se han planteado la cuestión: "¿Cuáles son algunas de las formas menos conocidas de trabajar mejor para trabajar menos?". Esta es una selección de esas técnicas para ser más eficiente con menos esfuerzo que proponen los usuarios de esta red social:
1. Sal a tu hora
Vete a casa aunque tengas trabajo pendiente. El usuario William Pietri explica que cuando se quedaba haciendo horas extra estaba más cansado y cometía más errores, y que le da mejor resultado irse a casa a descansar y empezar al día siguiente con energía renovada.
También se recomienda descansar y dormir lo suficiente. El cerebro necesita sus horas de sueño para funcionar de forma adecuada y la falta de sueño está relacionada con problemas de salud, incluyendo infartos, diabetes y obesidad, además de contribuir al estrés. No dormir las horas que necesitas no sólo afecta a tu salud (que es lo importante, claro), sino también a tu trabajo: afecta al rendimiento y a tu capacidad de innovar. La siesta también tiene sus beneficios: mejora tus resultados e incluso tu capacidad de aprendizaje.
En Quora se recuerda la importancia de hacer ejercicio, "incluso aunque creas que no tienes tiempo". Esta actividad hace que nos sintamos mejor y también nos proporciona energía extra, mejora nuestra capacidad de atención, el ánimo, la memoria y el control de los impulsos, tal y como recoge este artículo de Forbes.
Para irse a la hora siempre es adecuado programarse el día y cerrar un horario con un tiempo asignado para cada tema pendiente. Mary Kathryn Johnson recuerda que hemos de tener en cuenta la Ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Por tanto, es mejor decidir que le dedicarás dos horas a un asunto, para evitar acabar dedicándole todo el día.
2. Renuncia a la multitarea
Hacer varias cosas a la vez es la mejor forma de no hacer ninguna: la multitarea dificulta la concentración e incluso puede afectar al rendimiento intelectual, ya que tiene efectos similares a los de no dormir o tomar marihuana. Si caemos en el error de hacer varias cosas a la vez, cada tarea nos ocupará un 50% más de tiempo y se saldará con un 50% más de errores.
Para evitar las tentaciones, es buena idea apagar o dejar en silencio (sin vibración) el móvil, asistir a reuniones sin aparatos electrónicos y usar herramientas tan simples como una lista de tareas pendientes (en papel).
Uno de los principales enemigos de la “monotarea” es el correo electrónico. Los usuarios de Quora recomiendan gestionarlo en carpetas para no perder tiempo buscando información y otro explica que usa The e-mail game, una aplicación que te muestra un correo cada vez y que da un tiempo para responderlo o simplemente borrarlo. También es aconsejable, simplemente, consultar y contestar al correo a horas concretas. Los adictos a las pestañas del navegador, al mail siempre abierto y al móvil recibiendo atención constante pueden comenzar con el reto de renunciar a la multitarea los jueves.
3. Utiliza un sistema
Jay Best recomienda GTD, las siglas de Getting Things Done (acabar las cosas), el método de gestión creado por David Allen y que sigue cinco pasos:
- Recopilar: guardamos todo aquello con lo que necesitemos trabajar en cubos o bandejas, con el objetivo de vaciarlos al menos una vez por semana.
- Procesar: comenzamos por el principio con una tarea cada vez y sin devolverla al cubo. Cada tarea se ha de realizar al momento si lleva menos de dos minutos, o se puede posponer o delegar.
- Organizar en listas las tareas pendientes.
- Revisar estas listas.
- Y hacer. Es decir, trabajar en los asuntos pendientes.
Pietri aconseja el método Kanban, que consiste en un tablón en el que las tareas se dividen en áreas según su estado. Por ejemplo: en espera, en progreso, en pausa y finalizadas. Cada área ha de tener un número máximo de tareas. Si, por ejemplo, el límite de “en progreso” es cinco, hay que finalizar una de esas cinco antes de poder pasar otra de “en espera” a esa área. No hay un tiempo límite ni se trata de una lista de todas las tareas pendientes, sino que sólo tiene que aparecer el trabajo que se ha de llevar a cabo lo antes posible. A Pietri este sistema le ayuda a centrarse en las tareas que tiene entre manos y no pensar en el resto.
Otro método citado es Pomodoro: consiste en dedicar 25 minutos ininterrumpidos a una tarea y después descansar durante otros cinco minutos. Se llama "tomate" (en italiano) porque el creador propone medir esos 25 minutos con un temporizador de cocina con forma de tomate (sí, ya lo sé, los hay con otras formas). Aunque hay un estudio recomienda 52 minutos de trabajo y 17 de descanso. Sí, lo ideal sería al revés. Como mucho. Pero.
¿Importa el método? Hay tantos, que lo mejor es simplemente escoger el que nos funcione mejor. De hecho, lo ideal es que crees el tuyo propio, el que se adapte a ti. Para luego poder ganarte la vida explicándolo en libros y conferencias.
4. Trágate ese sapo: haz primero la tarea que menos te guste
Es un consejo que repiten varios de los usuarios de la red social y que tiene sentido: a primera hora es cuando tu energía y tu fuerza de voluntad están al máximo y puedes obligarte a hacer lo que alegremente pospondrías, pero que va a pagarte el alquiler. En Willpower, Roy F. Baumeister y John Tierney recuerdan el método de Raymond Chandler, que dedicaba un mínimo de cuatro horas a escribir o a nada. Se sentaba en el escritorio para escribir, pero si no le apetecía, no lo hacía. Eso sí, tampoco hacía nada más: ni leer, ni escribir cartas, ni hojear revistas. Claro, al final escribía, qué remedio.
Aquí hay más métodos y aplicaciones para evitar la procrastinación. Léelo ahora. No lo dejes para mañana. Venga. Está a un clic. Dale. Sin miedo.
5. Pero procrastinar también está bien
Hay que saber elegir cuándo y con qué, como recuerda el psicólogo Ian Withrow: “Una parte significativa de tu trabajo es totalmente innecesario. Sin embargo, esto es algo que sólo se sabe con tiempo. Así que si llevas posponiendo una tarea unas cuantas semanas, es momento de preguntarte si realmente merece la pena”.
Además, no hay que olvidar que procrastinar permite dedicar tiempo y energía a tareas más importantes y creativas. Como explica John Perry en La procrastinación eficiente, mientras no hacemos lo que deberíamos hacer, podemos llevar a cabo otras tareas que nos gustan más y que nos salen mejor. Procrastinar no significa hacer el vago. Como decía el crítico y humorista Robert Benchley (citado en Willpower): “El principio psicológico es el siguiente: cualquiera puede hacer cualquier trabajo, siempre y cuando no sea el que se supone que tiene que hacer en ese momento”.
Otras formas de procrastinar que nos pueden ser útiles para trabajar mejor, aunque no lo parezca, son cambiar de ambiente para trabajar, yendo por ejemplo a una cafetería (o a casa), tomarse un descanso (incluso una siesta) y charlar con los compañeros (siempre que ellos quieran, claro, no molestes).
6. Que lo haga otro
Hay que aprender a delegar y, siempre que se pueda, contratar a alguien que pueda hacer el trabajo por nosotros. Como nos recuerda en Quora, hay muchas tareas que no sólo puede hacer otra persona aparte de ti, sino que además es muy probable que las haga mejor porque está especializada en eso.
Por ejemplo, yo me veo incapaz de terminar este artículo, así que lo dejo aquí, confiando en que mis compañeros encuentren una conclusión más adecuada.
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