Evolución del escritorio: cómo evitar el desorden dentro del nuevo orden

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Una rosa es una rosa es una rosa, que decía la mareante Gertrude Stein. Una mesa de 1981, sin embargo, poco tiene que ver con otra de 2014. Poco a poco, el ordenador se ha comido prácticamente todo lo que había sobre nuestro escritorio en los últimos 30 años.

Hoy nadie necesita el fax (excepto para hacer gestiones en algunos ayuntamientos despistados y darse de baja en determinadas compañías telefónicas), ni la calculadora o la enciclopedia británica. Lo muestra de forma muy elegante en este vídeo del Laboratorio de Innovación de Harvard:

Se titula Evolution of the Desk (Evolución del escritorio), pero igualmente podría llamarse Del desorden al orden.

Recordemos que las mesas de trabajo impolutas son un género en sí mismo, con tantos seguidores como el Real Madrid. Espiar los lugares de trabajo de otros es algo así como adentrarnos en su psique. Y un espacio ordenado, sin miguitas del último bocadillo ni facturas de la luz, indican los expertos en productividad, suele reflejar una mente serena. “El desorden físico nos recuerda las tareas pendientes”, dice a Verne Valentina Thörner, organizadora personal residente en Barcelona. “Aquí al lado tengo los documentos de la declaración del IVA, que no me ha dado tiempo a hacer. Cuando los miro recuerdo que tengo que ponerme con ello, y esto me roba energía y tiempo”.

Thörner recuerda que el cerebro necesita unos 15 minutos para volver a centrarse en una nueva tarea. De forma que cada despiste con las facturas pendientes o las entradas del cine nos aleja de ese estado de “flujo” -completamente absortos en lo que tenemos entre manos–, ideal para cualquier empeño que requiera un mínimo de creatividad.

No se trata de meterlo todo dentro de una caja o, en este caso, de un PC. “Necesitas tener estructura dentro de tu propio ordenador”, dice Thörner. El peligro es trasladar el desorden que antes estaba fuera, sobre la mesa, al interior del PC, para encontrarnos con un escritorio inmaculado y un ordenador caótico. “Es lo que pasa con las fotografías”, dice Thörner. “Antes estaban impresas o en la pared y hoy en Instagram, pero al final tengo toneladas y nunca las miro”. Tener 20 pestañas abiertas al mismo tiempo en el PC probablemente sea más peligroso que la mantener la mesa llena de papelotes.

Al final resulta que, como dicen los creadores del vídeo, nuestros centros de trabajo seguramente estén más ordenados gracias a la gran transformación de los últimos 30 años, pero esto no significa que nuestra vida sea menos complicada. Más bien al contrario. Hacemos malabarismos con varias cuentas de correo electrónico, otros tantos perfiles en redes sociales y cientos de fotografías y otro material almacenados aquí y allá, entre otras cosas. “Ya existe toda una industria dedicada a simplificar nuestras vidas digitales. Pero la visión utópica de conseguir la simplicidad en la oficina todavía se nos resiste”, añade.

Evernote -un app para crear notas- es la herramienta favorita de Thörner para mantener el orden virtual. El experto en productividad José Antonio Masiá, por su parte, indica a Verne vía email que cree que el truco está en tener siempre el escritorio totalmente limpio, sólo con el fondo de pantalla. “Suelo usar lanzadores de aplicaciones para ir a las apps que más uso, e incluso a las carpetas con las que suelo trabajar en el día. Todo lo que bajo de la red va a descargas y luego proceso la carpeta”.

Al final, la mejor herramienta bien podría ser un lápiz y un papel, que es lo único que se necesita para trazar un mapa mental, explicaba hace meses en una entrevista a SModa el experto en productividad Berto Pena. “Tenemos una tendencia innata a complicarnos la vida; en Internet cada dos por tres hay cosas nuevas, y nos encantan los remedios rápidos. Pero la persona improductiva que se compre un iPad seguirá siendo eso, improductiva. Cuando tienes buenos hábitos, la tecnología mejora, facilita, suaviza. Pero los buenos hábitos son la mejor aplicación”.

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