De entre las cosas que odiamos del trabajo (además de trabajar), las reuniones están muy arriba en la lista, quizás sólo por debajo de madrugar y de los lunes. Son aburridas, se alargan, no se llega a ninguna conclusión y en la mitad de ellas se acaba hablando de Sálvame o de Podemos.
Ha habido algunos intentos por intentar buscar una solución a las reuniones. Las propuestas no son perfectas y ni siquiera se pueden aplicar todas a la vez, pero al menos hay métodos que pueden a que la experiencia no sea tan horrible. Normal: hay margen de mejora.
1. Una duración máxima de 15 minutos. Muchas empresas optan por este límite temporal. Si una reunión dura más es muy posible que no se haya planificado bien y que todo el mundo se ande ya por las ramas.
Y además porque cuando estamos cansados no sabemos tomar decisiones correctas, como explican Roy F. Baumeister y John Tierney en Willpower. Después de tomar varias decisiones seguidas, llega un punto en el que ya no nos quedan fuerzas ni criterio y optamos por lo más fácil. Por ese motivo, explica Baumeister en su libro, los vendedores de coches nos dan un montón de opciones a escoger y las chocolatinas están al lado de la caja en el supermercado: "Los vendedores inteligentes encuentran a menudo formas de sacar provecho de la fatiga de decisión".
No es la única ventaja de que las reuniones sean breves. Según recogía Lisa Belkin en el New York Times, un trabajador estadounidense pasa 45 horas a la semana trabajando y describe 16 como “improductivas”. Muchas de ellas en reuniones: 5,6 horas y el 71%, “no son productivas”. Otro estudio habla de 31 horas al mes perdidas en reuniones, y la mitad de ellas, se consideran inútiles.
El problema es que en muchas empresas se sigue con la idea de que calentar la silla es lo mismo que trabajar y una reunión de dos horas en las que no se llega a nada, también es trabajo. Como escriben los autores de Reinicia, cada minuto que evitas pasar en una reunión es un minuto en el que puedes hacer trabajo de verdad. O, mejor, en irte a casa a tu hora.
Speaking of meeting rules, here are @percolate's (via @PercolateDesign) pic.twitter.com/rcQOc2KSJ7
— Noah Brier (@heyitsnoah) junio 8, 2014
(Las reglas de Percolate para las reuniones: 1. ¿Realmente hace falta una reunión? 2. Por norma, las reuniones deben durar 15 minutos. 3. Sin espectadores. 4. Di de entrada tu objetivo. 5. Decide tareas y asígnalas. 6. No traigas ordenadores ni teléfonos).
2. Todo el mundo ha de estar de pie. Las reuniones scrum y el método Agile se han puesto de moda en los últimos años y en empresas tecnológicas, pero reunirse de pie no es algo tan novedoso como podría parecer: este artículo del Wall Street Journal apunta que los orígenes de estas reuniones estarían en la Primera Guerra Mundial y cita un estudio de 1998 según el cual la ausencia de sillas consigue que las reuniones duren una tercera parte menos. Eso sí, el mismo artículo advierte de que muchos hacen trampa y (horror) se apoyan. Estas reuniones no sirven para todo. Están pensadas sobre todo para celebrarse a primera hora y contestar a tres preguntas: ¿qué se ha hecho desde la reunión de ayer? ¿Qué se va a hacer hoy? ¿Qué obstáculos se interponen en tu trabajo?
3. Unos objetivos claros. Las reuniones se hacen por un motivo, como por ejemplo, contestar a las tres preguntas antes mencionadas. Los asuntos que se van a tratar han de estar bien definidos y la persona encargada de dirigir la reunión ha de saber centrar las conversaciones. Las conversaciones más largas se han de trasladar a otro momento para evitar hablar de temas que no vienen al caso o verse obligado a explicar a una sola persona lo que ya saben los demás. De hecho, el método scrum también contempla la posibilidad de que en una reunión haya gente con derecho a hablar y otra que sólo asiste a escuchar. Además y recogiendo otra de las quejas de Reinicia, hay que evitar los conceptos abstractos y hablar de temas lo más concretos posibles.
4. No más de diez personas. Esa es la regla de Google. Según de qué empresa hablemos, incluso diez puede ser demasiado, pero es buena idea poner un número máximo de asistentes: así sólo irá quien realmente tenga algo que aportar y además será más difícil que la reunión se alargue inútilmente.
5. Hay que tomar notas a mano. No se trata de romanticismo, sino de evitar que la gente vaya a las reuniones con el móvil, el portátil o la tableta, y se pase la mitad del tiempo contestando a correos o jugando al Monument Valley. Primero, porque para leer la prensa cuando nadie mira no hace falta montar una reunión, lo puede hacer cada uno en su mesa. Segundo, porque cualquier pérdida de atención por parte de alguien puede suponer una pregunta que lleve a repetir información y que la reunión se alargue aún más de lo necesario.
Obviamente, hay excepciones: por ejemplo, en las reuniones vía Skype o Facetime. En tal caso, vale, puedes usar tu dispositivo electrónico.
6. Nada de powerpoints. Uno de los consejos que suelen dar los consultores (que son señores que no trabajan, pero te dicen cómo hacerlo) es que todo el mundo ha de leerse la documentación que toca antes de la reunión. Si vamos habiéndonos leído los informes y correos sobre el tema que corresponde, podremos ir al grano.
La realidad es que nadie lo hace: todo el mundo confía en que lo hagan los demás y poder pasar el rato en silencio haciendo dibujitos en el cuaderno (porque hace un rato hemos prohibido los móviles). Así que igual es buena idea seguir la propuesta de Jeff Bezos: en sus reuniones no hay presentaciones con dibujitos y cortinillas de estrella, sino un informe de seis páginas que todo el mundo lee al principio. Y en silencio.
Ventajas: un informe de seis páginas es un discurso articulado que hace más difícil vender humo. Y todo el mundo lo puede leer en silencio y meditarlo bien antes de discutirla. Desventajas: la reunión durará más de quince minutos y difícilmente se podrá hacer de pie.
7. Otro consejo de Google: no se espera a una reunión para tomar una decisión. Es uno de los peores hábitos de muchas empresas: alguien tiene una idea y no la puede poner en marcha (o descartar, claro) porque primero hay que celebrar varias reuniones con los departamentos correspondientes. El proceso se alarga y justo cuando estás a punto de jubilarte te informan de que han aprobado tu aerolínea de zeppelines. Si es imprescindible tomar la decisión en una reunión, esta se ha de celebrar lo antes posible.
8. No hacerlas. Es la opción más tentadora, sin duda. ¿No nos las podríamos ahorrar todas? Hoy en día hay correos electrónicos, intranet, programas de chat y herramientas para que todo el mundo esté informado de lo que ocurre sin necesidad de que nadie pierda más tiempo del necesario. Pero no es tan fácil.
Según un estudio citado en The Org, los consejeros delegados recopilan la mayor parte de la información que necesitan para dirigir la empresa “a través de conversaciones”, y no informes y mails, ya que cara a cara es más difícil maquillar la realidad (a no ser que se caiga en el peloteo). Otro estudio recogido en el mismo libro, aporta datos de sus agendas recopilados por asistentes personales de los CEO, que pasan 32 de sus 47 horas semanales en reuniones o actos públicos.
Es decir, te va a ser casi imposible librarte de las reuniones porque son muy útiles para tu jefe. Aunque sean una pérdida de tiempo para ti.
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