Seguro que has leído el nombre: bullet journal. Se trata de un sistema de organización desarrollado por el diseñador Ryder Carroll que mezcla las listas de tareas, las agendas y las libretas bonitas. Es posible que te hayas preguntado si merece la pena probarlo. Vayamos por partes.
1. Es un sistema analógico
Lo primero que necesitarás es un cuaderno. En la web de bullet journal venden unos ya preparados, con páginas numeradas y espacio para el índice, pero también te aconsejan que uses los que más te gustan. Se trata de que te apetezca escribir en ellos y llevarlos encima. Aviso: si no sabes cuál es tu libreta favorita, es posible que este método no sea para ti.
El sistema es muy sencillo: solo hay que anotar tareas, eventos y notas, usando una línea para cada una y distinguiéndolas con un símbolo. En la web proponen un punto para las tareas, un círculo para los eventos y un guión para las notas. Si necesitas desarrollar alguna de estas tareas -por ejemplo, con la lista de la compra- puedes hacerlo en la página de al lado.
Hay más símbolos para complementar la información. Por ejemplo, una tarea terminada lleva una X en lugar del punto. También se puede indicar la prioridad (con un asterisco) o la necesidad de buscar más información (con el dibujo de un ojo). Y se pueden añadir notas para eventos futuros y una agenda mensual (dedicando una página a cada mes).
Además, en la esquina superior de la libreta tienes que escribir el “tema”: puede ser la fecha, "tareas pendientes" o "ideas para regalos". Por eso hay que numerar las páginas: para poder elaborar un índice con los temas en las primeras páginas del cuaderno.
Si ya usas listas y cuadernos para organizarte, pasarte a este sistema no te resultará complicado: solo es una forma de darles más estructura.
2. Es personalizable
Este sistema se puede modificar según las preferencias de cada uno: algunos usuarios añaden páginas de objetivos mensuales, cumpleaños o listas de películas que quieren ver. También cambian los símbolos que utilizan. Otros se organizan por semanas y no por días.
Hay mucho ejemplos en Instagram y en Pinterest, donde muchos usuarios comparten las páginas más curradas de sus cuadernos. Porque sí, algunos le dedican el tiempo suficiente como para que sus cuadernos sean dignos de Instagram, al lado de brunches y gintonics. Y Reddit tiene un subforo en el que los usuarios exponen sus dudas, aconsejan marcas de cuadernos y comparten fotografías de sus libretas. La mayor parte son aún en inglés, pero ya se comienzan a ver actualizaciones de usuarios españoles de redes y de bullet journal: el diario Sur apuntaba hace unos días que el grupo de Facebook Bullet journal en español supera ya los 2.000 miembros.
3. Combina orden y flexibilidad
¿Funciona? Pues la diseñadora Ariana Escobar explica en Medium su experiencia de un año con el método y asegura estar encantada. Da tres características que son indicativas de si el método te va a gustar o no: a ella le gusta escribir a mano, es ordenada y el método es más flexible que una agenda al uso.
Una de las claves de su éxito es que tomar nota de las tareas pendientes es una forma de “externalizar la memoria”, como escribe Daniel J. Levitin en The Organized Mind. Una vez escribimos nota de lo que necesitamos hacer o recordar, podemos centrar nuestra atención en otro asunto en lugar de darle vueltas al tema mientras intentamos acabar otra tarea.
Eso sí, una vez tomamos nota de una tarea pendiente o de una idea, lo difícil es acceder a la información, motivo por el que Levitin aconseja las fichas. La solución de bullet journal es el índice, que permite buscar por temas.
El sistema recuerda a los cuadernos “commonplace” descritos, por ejemplo, en Where Good Ideas Come From, de Steven Johnson. En estos cuadernos, populares sobre todo en la Inglaterra de los siglos XVII y XVIII, se recogían citas y notas, con la idea de releerlas de vez en cuando. El filósofo John Locke diseñó un sistema que un siglo después se comercializaría siguiendo sus instrucciones y que suponía elaborar un índice en las dos primeras páginas del cuaderno.
Es decir, el método es lo suficientemente flexible como para ir adaptándolo a tus necesidades y preferencias, y además permite hojear el cuaderno y encontrarte con notas e ideas que no recordabas haber apuntado, además de las que estabas buscando.
4. Inconvenientes
El sistema no es perfecto. Ninguno lo es. Las libretas son muy monas, pero llevarlas siempre a cuestas puede ser un engorro. También puede ser un sistema poco práctico si en tu trabajo tienes muchas reuniones y citas (por cierto, lo siento).
Y aunque lo analógico pueda tener un punto más personal, lo digital tiene sus ventajas. En estos cuadernos no hay alertas, ni puedes compartir tareas y eventos con compañeros de trabajo, por ejemplo.
Otro inconveniente puede ser el hecho de mezclarlo todo en un mismo cuaderno. ¿Quiero tener la libreta abierta en la mesa de la oficina y que en la hoja derecha se vea la lista de la compra? O, mucho peor, ¿quiero llegar a casa y abrir el cuaderno para tachar la tarea de preparar la maleta para las vacaciones y encontrarme con un asunto sin resolver del trabajo en la que no quiero pensar en mi tiempo libre?
Este método no me gusta, dame más
Hay infinidad de sistemas de organización. De hecho, y como ya hemos comentado con anterioridad, se suele recomendar personalizar uno o, mejor aún, inventarlo para poder vivir de escribir libros y dar conferencias explicando cómo funciona. Algunos de los más conocidos son:
- GTD, las siglas de Getting Things Done (acabar las cosas), el método de gestión creado por David Allen que sigue cinco pasos:
- Recopilar: guardamos todo lo que necesitemos en cubos o bandejas, con el objetivo de vaciarlos al menos una vez por semana.
- Procesar: comenzamos por el principio con una tarea cada vez. Cada tarea se ha de realizar al momento si lleva menos de dos minutos, o se puede posponer o delegar.
- Organizar en listas las tareas pendientes. (Sí, otra vez listas).
- Revisar estas listas.
- Y hacer. Es decir, trabajar en los asuntos pendientes.
- El método Kanban, que consiste en un tablón en el que las tareas se dividen en áreas según su estado. Por ejemplo: en espera, en progreso, en pausa y finalizadas. Cada área ha de tener un número máximo de tareas. Si, por ejemplo, el límite de “en progreso” es cinco, hay que finalizar una de esas cinco antes de poder pasar otra de “en espera” a esa área. No hay un tiempo límite ni se trata de una lista de todas las tareas pendientes, sino que solo tiene que aparecer el trabajo que se ha de llevar a cabo lo antes posible.
- Pomodoro: consiste en dedicar 25 minutos ininterrumpidos a una tarea y después descansar durante otros cinco minutos. Se llama "tomate" (en italiano) porque el creador propone medir esos 25 minutos con un temporizador de cocina con forma de tomate (sí, ya lo sé, los hay con otras formas). Un estudio recomienda 52 minutos de trabajo y 17 de descanso.
- Jerry Seinfeld explicaba que la mejor forma de escribir buenos chistes es escribir cada día. Para obligarse a hacerlo, colgaba un calendario en la pared y tachaba cada día que cumplía con este propósito. "Después de unos días, tendrás una cadena -recogía Lifehacker-. Sigue y la cadena será más larga cada día. Te gustará ver la cadena, sobre todo cuando lleves unas cuantas semanas. Tu único trabajo es no romper la cadena. No rompas la cadena".
- Slack es una herramienta de comunicación que puede ser muy útil en el trabajo. El desarrollador sueco Peter Fjallstrom lo usa con su familia. A él le funciona.
- Y ya que hemos dejado la oficina y nos hemos metido en casa, a lo mejor te apetece conocer el método de organización de Marie Kondo. Es perfecto si te gustan los armarios perfectamente ordenados. Más problemático si eres torpe al plegar la ropa.
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